В продължение на години аутсорсингът беше представян основно като начин за намаляване на разходите.
Това все още е част от картината. Но за много компании вече не е основната причина да потърсят външен счетоводен партньор.
Днес бизнесът търси не просто човек, който да обработи документите и да подаде декларациите. Търси достъп до експертиза, технологии и капацитет, които невинаги има смисъл да изгражда изцяло вътре в собствената си организация.
Това е особено видимо при бързо развиващите се компании.
Една компания може да започне с малък обем документи и сравнително прост модел на работа. След това се появяват нови доставчици, нови пазари, онлайн продажби, различни платежни канали, внос, складови операции и нови регулаторни изисквания.
В един момент процесите, които са работили добре в началото, вече започват да създават затруднения.
И тогава въпросът не е просто дали счетоводството може да бъде извършено вътрешно.
Въпросът е дали то може да продължи да се развива със същата скорост като бизнеса.
Едно от най-честите притеснения при прехвърляне на счетоводството към външен партньор е свързано с контрола.
Когато счетоводството е вътре в компанията, изглежда логично, че информацията е по-близо до управителя.
На практика обаче това невинаги е така.
Ако информацията се съхранява в различни файлове, ако справките се изготвят ръчно и ако достъпът до данните зависи от конкретен служител, вътрешният процес не означава непременно по-голяма прозрачност.
Добре организираният аутсорсинг може да даде точно обратното.
Когато документите, счетоводната информация и управленските справки са достъпни през уеббазиран софтуер, управителят може да получи много по-ясна представа за финансовото състояние на компанията.
Не е необходимо да чака някой да намери правилния файл или да му изпрати справка по имейл.
Информацията е там, когато е необходима.
Това е една от основните промени в съвременния модел на аутсорс счетоводство.
Контролът не се губи, когато работата се изнесе навън. В много случаи той се подобрява, когато процесите са правилно структурирани.
Малките и средните компании често разчитат на един ключов човек, който познава счетоводството, процесите и историята на бизнеса.
Това може да работи дълго време.
Но с растежа на компанията се появяват повече въпроси и повече области, които изискват експертиза.
Текущото счетоводство е само една част от картината. Появяват се данъчни казуси, трудови отношения, сделки с чуждестранни контрагенти, внос, регулаторни изисквания и нужда от управленски анализ.
Вътрешният екип може да бъде правилното решение за много компании. Но той невинаги може да осигури всички тези компетенции едновременно.
Аутсорсингът позволява достъп до екип, вместо до един човек.
Това не означава, че всяка задача трябва да преминава през различен специалист. Означава, че при необходимост компанията може да разчита на по-широк набор от знания и опит, без да изгражда цялата структура вътре в организацията.
Компанията, която обработва 50 документа месечно, има различни нужди от компанията, която обработва 500.
Това изглежда очевидно, но на практика много процеси не се променят достатъчно бързо.
Документите продължават да се изпращат по същия начин. Информацията продължава да се въвежда ръчно. Справките продължават да се изготвят по същия модел.
Така административният процес постепенно се превръща в ограничение за растежа.
Един добре организиран външен счетоводен екип може да помогне именно в този момент. Не защото аутсорсингът автоматично решава всички проблеми, а защото дава възможност процесите, технологиите и експертният капацитет да се развиват заедно с обема на бизнеса.
Това е особено важно за компании, които не искат да изграждат нов вътрешен отдел всеки път, когато обемът на работа се увеличи.
Представете си компания, която обработва стотици входящи документи, стотици изходящи фактури и плащания през няколко различни канала.
Естественият въпрос е: кой ще обработи всичко това?
Но може би по-важният въпрос е друг:
Колко от този процес изобщо трябва да бъде извършван ръчно?
Ако данните могат да бъдат прехвърлени автоматично, ако документите могат да бъдат разпознати и ако различните системи могат да комуникират помежду си, експертното време може да бъде насочено към много по-важни задачи.
Контрол.
Анализ.
Проверка на рискове.
Консултиране.
Това е една от причините технологиите да променят и самия смисъл на аутсорсинга.
Компаниите вече не търсят просто външни хора, които да извършват ръчната работа вместо тях. Те търсят партньори, които могат да помогнат тази работа да бъде намалена, автоматизирана и по-добре контролирана.
Съвременната компания рядко работи само с една система.
Онлайн магазинът има собствена платформа. Плащанията идват от различни източници. Складът има собствена система. Данните за клиентите се управляват в CRM. Фактурирането може да се извършва през отделен софтуер.
Ако счетоводството е изолирано от всичко това, резултатът често е много ръчна работа и много възможности за грешки.
Затова при избора на счетоводен партньор все по-често се задава въпросът не само „какво ще струва счетоводството“, а и:
Как счетоводният процес може да се свърже с останалата част от бизнеса?
Понякога решението е API интеграция. Понякога – автоматизиран импорт. В други случаи – структурирани файлове или друг начин за обмен на данни.
Няма една универсална технология.
Но има един универсален принцип: колкото по-малко информация трябва да бъде въвеждана ръчно между различни системи, толкова по-малко време се губи и толкова по-малко възможности за грешки съществуват.
Един от най-съществените проблеми в традиционния модел е времето.
Ако управителят разбере какво се е случило с бизнеса преди месец, той вече не може да промени случилото се.
Може само да го анализира.
Това не означава, че месечните отчети са безполезни. Означава, че при бързо развиващите се компании те често не са достатъчни.
Когато счетоводният партньор има достъп до актуална информация и добре организирани процеси, той може да сигнализира по-рано за проблеми или отклонения.
Понякога това е необичаен разход. Понякога е несъответствие между данни. Понякога е забавяне, което може да се превърне в по-сериозен проблем.
Тази обратна връзка има стойност именно защото идва навреме.
Това вероятно е най-съществената промяна в очакванията към аутсорс счетоводството.
Компаниите вече не искат просто да изпращат документи на външна кантора и да получават декларации обратно.
Те искат партньорът да разбира как работи бизнесът.
Да знае кои показатели са важни.
Да познава особеностите на модела.
Да задава въпроси.
Да сигнализира за рискове.
Да може да обясни какво се случва с финансовите данни, вместо просто да ги обработи.
Това не означава, че счетоводният екип трябва да участва във всяко оперативно решение.
Означава, че неговата работа трябва да бъде свързана с реалността на бизнеса, а не да се случва в изолация от нея.
В крайна сметка компаниите не избират външен счетоводен партньор, защото не искат да знаят какво се случва с финансите им.
Обикновено е точно обратното.
Те искат по-добра информация, повече контрол и достъп до необходимата експертиза, без да се налага да изграждат всяка функция вътре в организацията.
Това е и причината аутсорсингът да се променя.
От услуга, която просто поема определена административна дейност, той постепенно се превръща в част от бизнес инфраструктурата.
Правилният въпрос вече не е просто: „Можем ли да си водим счетоводството сами?“
По-важният въпрос е: „Къде вътрешният ни екип създава най-голяма стойност и кои процеси могат да бъдат по-добре организирани с помощта на външен партньор?“
За едни компании отговорът ще бъде изцяло вътрешен екип. За други – комбинация между вътрешни и външни ресурси. За трети – пълно аутсорс счетоводство.
Няма универсален модел.
Но посоката е ясна.
Счетоводството все по-трудно може да бъде разглеждано като изолирана административна функция. То е част от информационната инфраструктура на бизнеса.
А когато една компания расте, има нужда тази инфраструктура да расте заедно с нея.
Външният счетоводен партньор не трябва просто да поема работата. Той трябва да помогне тя да бъде организирана по-добре.
