Един от големите проблеми при аутсорс счетоводството дълго време не беше дали счетоводството е извършено правилно. Беше кога собственикът ще разбере какво се случва с бизнеса му.
В традиционния модел има естествено забавяне между извършването на една операция, нейното осчетоводяване, приключването на периода и изготвянето на справка. За счетоводния процес това е напълно разбираемо. За управителя обаче бизнесът не приключва в края на месеца. Продажбите, плащанията, разходите и решенията се случват всеки ден.
Когато финансовата информация идва със значително закъснение, управлението на бизнеса неизбежно се случва с непълна картина. За малка компания това може да бъде неудобство. За по-динамичен бизнес забавената обратна връзка вече може да бъде реален управленски проблем.
Днес компаниите генерират огромно количество информация. ERP системи, банкови платформи, складови системи, онлайн магазини, CRM и платежни оператори създават данни постоянно. Проблемът вече не е липсата на информация, а как тя стига до човека, който трябва да я използва.
В Ангелов Одитинг сме особено щастливи, че днес можем да работим със съвременни уеббазирани решения, които дават на клиентите ни бърз и удобен достъп до документи, плащания и финансова информация.
Това не означава, че всяка счетоводна операция трябва да бъде видима в реално време. Означава, че когато собственикът има нужда от определена информация, той не трябва непременно да чака края на месеца и да изпраща имейл с въпрос „Какво е положението към момента?“.
Другият проблем е начинът, по който финансовата информация се представя.
Стандартната счетоводна справка може да съдържа 30–40 реда и по шест колони. За счетоводителя това е нормален работен инструмент. За собственика на бизнеса често е просто море от числа.
Управленската информация има друга задача. Тя трябва да помага за вземането на решение и затова не е необходимо да показва всичко, а най-важното.
Например:
За всяка компания важните показатели могат да бъдат различни. Именно затова съвременните технологии позволяват да се разработват персонализирани управленски отчети, съобразени с конкретния бизнес и начина, по който неговият собственик го управлява.
Целта не е да добавим още една справка към десетките, които вече съществуват. Целта е собственикът да може да отвори един екран и бързо да види точно информацията, която му е необходима.
Финансовата информация има различна стойност в зависимост от това кога я получаваме.
Ако в края на месеца разберем, че определен разход е нараснал значително, можем да анализираме причината. Ако видим тенденцията навреме, можем да реагираме. Същото важи за паричния поток, вземанията, задълженията и данъчните задължения.
Тук не става дума всеки бизнес да управлява десетки показатели в реално време. Понякога няколко правилно подбрани числа са много по-полезни от огромен обем информация.
Важното е информацията да бъде актуална, разбираема и свързана с реалните решения, които се вземат в компанията.
По-бързата обратна връзка не е само удобство за собственика. Тя променя и работата на счетоводния екип.
Когато значителна част от информацията се събира, структурира и предоставя автоматизирано, счетоводителят може да отделя по-малко време за рутинна обработка и подготовка на справки и повече за контрол, анализ, проверка на отклонения и консултиране.
Това е една от най-смислените причини за автоматизацията. Не просто да приключваме работата по-бързо, а да използваме освободеното време за дейности, при които професионалната експертиза има по-голяма стойност.
Няма универсален модел.
За един малък бизнес най-ценната промяна може да бъде достъпът до документите и няколко основни финансови показателя. При по-голяма компания с повече транзакции, системи и контрагенти нуждата от автоматизация и структурирана управленска информация вече е значително по-голяма.
Затова технологията сама по себе си не е цел. Няма смисъл да се внедрява сложна система само защото е модерна. Има смисъл да се използва технология там, където тя решава конкретен проблем.
Дигитализацията на счетоводството често се представя като начин за по-бързо обработване на документи. Това е само част от промяната.
По-голямата възможност е финансовата информация да стига до бизнеса по-бързо, по-разбираемо и в по-подходящ момент.
От „Изпрати ми справка“ към „Виждам какво се случва“. От десетки редове към няколко ключови показателя. От информация със закъснение към информация, която може да бъде използвана навреме.
Това не премахва ролята на счетоводителя. Напротив. Когато рутинната работа и подготовката на информацията стават по-автоматизирани, счетоводният екип може да насочи повече експертиза към контрола, анализа и разбирането на бизнеса.
Защото финансовата информация има най-голяма стойност не когато обяснява какво се е случило преди месец, а когато помага на собственика да вземе по-добро решение днес.
