В един бизнес загубите невинаги се виждат директно във финансовия отчет. Понякога те са в часовете, които служителите прекарват в прехвърляне на информация между системи, в ръчно обработване на документи, в търсене на данни или в коригиране на грешки. В други случаи са в забавено плащане, пропуснат срок или справка, която е готова едва когато вече не може да повлияе на взетото решение. Тези разходи рядко стоят на отделен ред във финансовия отчет, но това не означава, че не съществуват. При растящ бизнес дори малка неефективност, повтаряна стотици или хиляди пъти годишно, постепенно се превръща в значим разход.
Когато говорим за оптимизация, първата реакция често е да търсим големите разходи – заплати, наеми, логистика, софтуер или външни услуги. Но има и друг въпрос: колко струва начинът, по който вършим ежедневната работа?
Да вземем един сравнително обикновен процес. Получава се фактура, служител я сваля, проверява данните, въвежда информацията в една система, след това я прехвърля в друга, изпраща я за одобрение и накрая информацията отново трябва да бъде използвана от счетоводството. Ако това отнема средно пет минути на документ и компанията обработва 500 документа месечно, само този процес изисква над 40 часа работа. При 5000 документа вече говорим за повече от 400 часа.
А това е само времето за обработка. Към него трябва да добавим проверките, корекциите, комуникацията между отделите и времето за отстраняване на грешки. Именно тук започва реалната цена на неефективния процес.
Един от най-честите аргументи срещу автоматизацията е: „Ние и сега го правим.“ Това е вярно. Въпросът е колко струва да продължим да го правим по същия начин.
Ако служител с висока квалификация прекарва значителна част от работния си ден в повтаряеми административни задачи, бизнесът реално плаща за експертиза, която не използва по предназначение. Това не означава, че всяка рутинна задача трябва да бъде премахната. Част от тях са необходими за контрола и качеството на процеса. Но има съществена разлика между контролирана човешка намеса и ръчно извършване на нещо, което една система може да направи сама.
Тази разлика става все по-важна с увеличаването на обема. Компания, която обработва 50 фактури месечно, може спокойно да си позволи процес, който не е оптимизиран. При 500 или 5000 фактури същият процес вече може да се превърне в сериозен оперативен разход.
Ръчните процеси не водят само до повече работа. Те увеличават и вероятността от грешки – грешно въведена сума, дублиран документ, несъответствие между две системи, пропуснат срок или неправилно отразена информация. Една отделна грешка може да изглежда незначителна. Проблемът е, когато причината за нея е заложена в самия процес и грешката може да се повтори десетки или стотици пъти.
При добре проектирана автоматизация правилата се изпълняват по един и същи начин, а човешката намеса се запазва там, където действително е необходима. Това може да подобри не само скоростта, но и последователността и контрола върху процесите.
Автоматизацията обаче не означава, че грешките изчезват. Ако автоматизираме неправилен процес, просто ще започнем да правим същата грешка по-бързо. Затова първата стъпка не е изборът на софтуер, а разбирането на самия процес.
Много компании започват с въпроса: „Какъв софтуер можем да внедрим?“ По-добрият въпрос е: „Защо този процес изглежда по този начин?“
Ако един документ се въвежда ръчно в три различни системи, може да има възможност за интеграция. Ако един отчет се подготвя чрез събиране на информация от няколко Excel файла, вероятно проблемът не е в Excel, а в начина, по който системите обменят данни. Ако всеки месец служител прекарва няколко дни в събиране и проверка на една и съща информация, вероятно има процес, който може да бъде преработен.
Автоматизирането на неефективен процес не го прави автоматично ефективен. Затова добрата автоматизация обикновено започва с три въпроса: Какво правим? Защо го правим по този начин? Коя част от процеса действително изисква човек?
Не е необходимо целият бизнес да бъде автоматизиран. Най-добрите резултати често идват от няколко конкретни процеса, които са достатъчно повтаряеми и имат голям обем. Във финансовата функция това могат да бъдат обработка и разпознаване на документи, въвеждане на данни, съпоставяне на плащания и фактури, банкови операции, проверки и съгласувания, автоматично генериране на справки или обмен на данни между ERP, CRM, складови и платежни системи.
Точно в такива процеси потенциалът е най-лесен за измерване – колко операции се извършват, колко време отнемат и колко често възникват изключения или грешки. При големи финансови организации ефектът може да бъде значителен, но същият принцип важи и за по-малките компании: когато един процес се повтаря достатъчно често, неговата ефективност вече е финансов въпрос.
Тук разговорът трябва да излезе от общото „ще ни спести време“. Времето трябва да бъде превърнато в число.
Да приемем, че даден процес отнема на двама служители по 30 минути дневно. При 22 работни дни това са 22 часа месечно. Ако средната цена на този труд за работодателя е 25 евро на час, само директният разход за времето е 550 евро месечно или 6600 евро годишно.
И това е консервативна сметка. Тя не включва цената на грешките, повторната работа, забавянията или факта, че тези 22 часа могат да бъдат използвани за задачи с по-висока добавена стойност.
Затова при оценка на една автоматизация е добре да се гледат поне пет показателя: време, разход, обем, грешки и контрол. При по-зрели процеси има и шести – скоростта, с която информацията достига до човека, който трябва да вземе решение.
Автоматизацията често се разглежда като начин да се намали броят на служителите. В някои случаи това действително може да бъде резултат, но за много компании по-ценният ефект е друг. Когато рутинната работа бъде намалена, същият екип може да обработва по-голям обем без пропорционално увеличаване на персонала.
Счетоводителят може да отделя повече време за анализ, контрол и консултиране, вместо за прехвърляне на информация. Финансовият екип може да работи с отклоненията и причините зад тях, вместо да прекарва по-голямата част от времето си в подготовка на самата справка. А управителят може да получава информацията по-рано и да взема решения на база актуални данни.
Това е и една от големите промени в съвременната финансова функция – автоматизацията не просто намалява разхода за извършване на дадена операция. Тя освобождава експертизата на хората за работа, при която човешката преценка има по-голяма стойност.
Няма универсален процент автоматизация, към който всяка компания трябва да се стреми. Един бизнес може да има нужда от автоматизирана обработка на документи. Друг – от интеграция между ERP и банковата система. Трети може да има по-голяма полза от автоматизирани управленски отчети.
Важно е технологията да следва процеса, а не обратното.
Добрата автоматизация не е тази, която впечатлява с броя на използваните инструменти. Тя е тази, при която след внедряването можем ясно да кажем: спестяваме X часа, намаляваме X грешки, обработваме X пъти повече операции, получаваме информацията X дни по-рано и всичко това струва X.
Тогава вече не говорим просто за дигитализация, a гоовори и за ефективност.
Автоматизацията не е само въпрос на технология. Тя е управленско решение.
Колкото по-бързо расте една компания, толкова по-скъпо става да разчита на процеси, създадени за много по-малък обем работа. Това важи особено за финансовите и счетоводните процеси, където обемът на информацията расте заедно с бизнеса, а грешките и забавянията могат да имат директен финансов и управленски ефект.
Затова въпросът не е само „Колко ще ни струва автоматизацията?“ Понякога по-важният въпрос е „Колко ни струва да продължим да работим по стария начин?“
Когато тази цена бъде измерена, решението за автоматизация вече не изглежда като разход за нова технология. Изглежда като инвестиция в по-добър процес, по-добър контрол и по-добро използване на времето.
Защото целта на автоматизацията не е бизнесът да работи без хора. Целта е хората да не губят времето си за работа, която системите могат да свършат по-бързо, последователно и измеримо.
