В много компании счетоводството се включва в бизнеса по един и същ начин: документите се събират, обработват се, подават се декларации, приключва се месецът и накрая се изготвят отчетите.
Всичко е наред, докато бизнесът не започне да взема по-сериозни решения.
Тогава изведнъж се появяват въпросите: Можем ли да си позволим тази инвестиция? Как ще се отрази новият договор? Какъв ще бъде данъчният ефект? Имаме ли достатъчно ликвидност? Защо печалбата расте, а парите по сметката не? Какво ще се случи, ако наемем още десет души?
И точно тук се вижда разликата между счетоводство, което просто отчита извършеното, и финансова функция, която помага на бизнеса да бъде управляван по-добре.
Когато една сделка вече е сключена, възможностите за промяна са ограничени.
Затова при по-съществените решения финансовият въпрос трябва да се появи достатъчно рано. Не за да спре бизнеса, а за да покаже какво стои зад избрания вариант.
Предстои покупка на актив? Има значение дали е оперативен разход или инвестиция, как ще се отчита и какви са данъчните последици.
Предстои договор с чуждестранен клиент или доставчик? Важни стават мястото на изпълнение, ДДС третирането, валутата, условията на плащане и документите, които трябва да бъдат налични.
Планира се бонусна схема? Трябва да се мисли не само за размера на бонусите, но и за начина, по който ще бъдат начислени и изплатени.
Планира се финансиране? Освен размера на кредита има цена на финансирането, обезпечение, погасителен план и отражение върху паричния поток.
Това не е бюрокрация. Това е част от финансовото планиране.
Колкото по-рано финансовият екип разбере какво се подготвя, толкова повече възможности има да оцени вариантите, вместо просто да обработи крайния резултат.
Друг често срещан проблем е, че счетоводната информация се използва основно заради външните изисквания – НАП, НСИ, банки, одитори, собственици.
За управителя обаче въпросът е друг: Какво ми казват тези числа за бизнеса ми в момента?
Тук месечното счетоводно приключване може да има много по-голяма стойност.
Не е достатъчно да знаем оборота. Важно е как се движи маржът, какви са вземанията, какво се случва със задълженията, кои разходи растат и как оперативният резултат се превръща в реален паричен поток.
Особено при растящ бизнес печалбата и наличните пари могат да разказват две много различни истории.
Компанията може да има счетоводна печалба и едновременно с това да изпитва недостиг на ликвидност заради бързо нарастващи вземания, запаси или инвестиции.
Ако управлението вижда само крайната печалба, важна част от картината липсва.
IFAC също поставя акцент върху навременната и качествена информация като основа за управленски решения, а не само за формално финансово отчитане.
При по-голям обем информация възниква друг проблем: мениджмънтът може да получава много числа, но да не получава правилните числа.
Дълъг отчет с десетки показатели не е непременно по-полезен от една добре подбрана справка.
За един бизнес може да е критично да следи брутния марж по продукти. За друг – просрочените вземания. За трети – разходите за персонал като процент от приходите или паричния поток по месеци.
Финансовата информация трябва да бъде подбрана според това как бизнесът създава стойност и къде са основните му рискове.
Това е и причината доброто финансово обслужване да не се изчерпва с изпращането на стандартни отчети. Данните трябва да бъдат интерпретирани в контекста на конкретната компания.
Една от най-ценните функции на добрия финансов специалист е да не приема всяка операция като даденост.
Защо този разход е толкова висок този месец?
Защо вземанията от клиенти растат по-бързо от оборота?
Защо маржът пада, въпреки че приходите се увеличават?
Защо плащаме на този доставчик при тези условия?
Защо една операция е структурирана по този начин?
Тези въпроси понякога изглеждат досадни за оперативния екип. Но именно те могат да покажат проблем, който иначе ще остане скрит в отчетите.
Счетоводството има уникална позиция в компанията, защото вижда финансовия отпечатък на почти всички нейни дейности. Когато тази информация се използва аналитично, финансовата функция започва да помага за откриването на проблеми, а не само за тяхното отчитане.
Тук ролята не е само на мениджмънта.
Финансовият екип също носи отговорност да комуникира ясно.
Ако една компания получава отчет, който никой извън счетоводството не разбира, проблемът не е решен само защото числата са технически коректни.
Добрата финансова комуникация превежда числата на езика на бизнеса.
„Разходите са с 12% по-високи“ е информация.
„Разходите са с 12% по-високи, защото през последните два месеца сме увеличили външните услуги и това вече намалява оперативния марж с 2 процентни пункта“ е информация, върху която управителят може да предприеме действие.
Това е съществена разлика.
Не е необходимо собственикът да разбира счетоводните стандарти в детайл или да следи всяка счетоводна операция.
Но трябва да знае каква информация му е необходима, за да управлява бизнеса.
И трябва да има договорен начин тази информация да стига до него редовно.
На практика това означава няколко много конкретни неща: месечно финансово приключване с разумен срок, ясни управленски показатели, видимост върху паричния поток, проследяване на вземанията и задълженията и предварителна финансова оценка при по-съществени решения.
При по-сложните компании към това се добавят бюджетиране, прогнози, анализ на отклоненията и по-структуриран вътрешен контрол.
Това не означава повече администрация. Означава по-добре организирана информация.
Счетоводството има задължителна част: правилно отчитане, спазване на изискванията, декларации, отчети и документация.
Но добрият финансов партньор може да даде и нещо повече – да помогне на управлението да разбере какво означават числата и какви последствия могат да имат решенията.
Това не означава счетоводителят да взема решенията вместо управителя.
Означава управителят да не ги взема без финансовата информация, необходима за тях.
Именно тази промяна в ролята на счетоводството има най-голямо значение за бизнеса: от функция, която затваря миналото, към функция, която помага да се управлява настоящето и да се планира следващата стъпка.
Когато счетоводството е включено само за да отчете какво вече се е случило, то има ограничена роля. Когато участва с навременна информация, анализ и професионална преценка, то вече е част от управлението на бизнеса.
